In die eRelation/Procurement-Plattform ist der Service eines Einkaufsdienstleisters integriert. Ihre MitarbeiterInnen haben so die Möglichkeit ein Produkt auch dann über die Plattform zu bestellen, wenn keiner der derzeit angebundenen Lieferanten dieses im Sortiment hat.
Im Spot-Buy Center kann der Anforderer seinen Bedarf als freien Text erfassen, einen Wunschpreis, Wunsch/Pflichtlieferanten, Menge, Bestelleinheit sowie SAP Warengruppe etc. angeben und auch einen Dateianhang (Angebot, Screenshot, etc.) anfügen. Die Spot-Buy-Anfrage wird dann von einem Spot-Buy-Approver geprüft, bevor sie an den EK-Dienstleister weitergeleitet wird.
Ist eRelation/Procurement an ein ERP-System angebunden, hat der Spot-Buy-Supervisor die Möglichkeit, den Bedarf als Bestellanforderung (BANF/ Purchase Requisition) zur selbstständigen Beschaffung in das System zu übernehmen. Beispielsweise wenn der Approver/Einkauf entscheidet, dass das Produkt nicht über Spot-Buy gekauft werden darf (z.B. Gefahrengut/Hazardous Goods).
Wird die Anfrage vom Einkaufsdienstleister übernommen, kann der Bearbeiter dort die Anfrage entsprechend um konkrete Angebotsdaten erweitern oder verändern. Schlussendlich wird der Vorgang seitens vom EK-Dienstleister abgeschlossen und als verbindliches Angebot bestellfähig an unseren Kunden übergeben. Der Anforderer bekommt die Änderungen (Preis, Hersteller, etc.) nochmals zur Prüfung und Freigabe vorgelegt. Bei Preiserhöhungen wird nochmals der Vorgesetzte in den Re-Approval-Prozess eingebunden.
