Auch in Zeiten von E-Mail werden Rechnungen und Bestellungen meist noch auf Papier verschickt. Mit der Digitalisierung solcher Briefe könnte sich die Liechtensteinische Post AG ein neues Geschäftsfeld sichern.

Eine Studie des Instituts für Wirtschaftsinformatik an der Uni Liechtenstein hat im Auftrag der Liechtensteinischen Post AG Möglichkeiten und Risiken einer Digitalisierung des Postverkehrs untersucht. Das Prinzip wäre - abgesehen von der technischen Umsetzung - relativ simpel: Briefe, die bei der Post aufgegeben werden, laufen durch eine automatische Sortieranlage.

Briefe an bestimmte Empfänger - im Wesentlichen Unternehmen - werden aussortiert, von Postmitarbeitern geöffnet und eingescannt. Das Scan-Programm erkennt die Art des Briefes - eine Rechnung, ein Logistikdokument, ein Bankbeleg, ein Vertrag - und kann mit Hilfe von Erkennungssoftware die Daten aus den Briefen extrahieren. Diese Daten werden dann in digitalisierter Form und über eine sichere Datenleitung direkt an das ERP-Programm eines Unternehmens geschickt, dort weiterverarbeitet und archiviert.

Papier-Post noch weit verbreitet

Wer das braucht? Fünf von neun in der Studie befragten Grossunternehmen in Liechtenstein können sich einen digitalen Posteingang generell vorstellen. Das Institut für Wirtschaftsinformatik führte dazu bei vier grossen Industrieunternehmen und fünf Banken bzw. Finanzdienstleistern qualifizierte Experteninterviews durch. Es mag vielleicht erstaunen, aber sieben der neun befragten Unternehmen haben einen rein physischen Posteingang, der morgens zwischen 7 und 9 Uhr von bis zu fünf Mitarbeitern bearbeitet wird, wie Studienautor Oliver Müller bei der Präsentation der Ergebnisse ausführte. Viel Arbeit, langen doch bei Unternehmen im Schnitt 100 bis 200 relevante Dokumente pro Tag ein, bei Grossunternehmen sogar 500 bis 1250. Immerhin sechs der neun Unternehmen scannen die Post nach der Bearbeitung und archivieren diese digital. Zwei der neun Unternehmen sind so innovativ, dass sie Rechnungen inhouse scannen und diese in ihrem ERP-System elektronisch weiterverarbeiten. Der elektronische Austausch von Geschäftsdokumenten per E-Mail oder EDI ist mit Ausnahme von eProcurement und eBanking wenig verbreitet.

Neues Geschäftsfeld für die Liechtensteinische Post AG

Für die Post könnte sich mit der Digitalisierung ein neues Geschäftsfeld auftun, wie Bernhard Elkuch von der Post AG ausführte. Dazu müsste die Post für eine gesicherte e-Postzustellung von authentifizierten Versendern an vorher bekannte Empfänger sorgen. Datenschutz, Rechtssicherheit von Dokumenten, technische Erkennbarkeit verschiedener Dokumentformen und ein gutes Kosten-Nutzen-Verhältnis müssten ebenfalls gewährleistet sein.

Post-Studie zu digitalem Briefverkehr